《如何做好项目管理》

在互联网行业的实际生产过程中,项目组往往没有配置专职的项目经理,常由产品经理、设计师、工程师等角色兼职项目管理的工作,或者由项目或业务负责人来承担项目管理的责任,如何在完成本职能工作的同时做好项目管理是项不小的挑战。本文主要整理张宇浩老师讲解的贯穿项目管理全流程的18个小知识点。
 
01.项目铁三角
                       
范围、进度、成本是一个项目中的铁三角,其中质量是核心。
项目管理一共有9大领域,分别是整合管理、相关方管理、资源管理、进度管理、成本管理、质量管理、风险管理、采购管理、沟通管理。
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02.项目管理过程
                       
启动:为什么做这个项目?谁来执行这个项目?
计划:这个项目要做什么?该如何做?
执行和监控:执行是按照项目计划去一步步进行,监控是实时把控进度和质量。
收尾:项目完成之后需要做总结,总结经验。
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03.项目的生命周期
                       
项目的生命周期类型可以分为以下5类:
1)预测型
完全计划驱动型生命周期,要求在项目的前期确定项目的范围、交付时间和成本。例如瀑布式开发模型。
适用场景:1.充分了解拟交付产品;2.有厚实的行业实践基础;3.整批一次性交付产品有利于相关方。
2)迭代型
将项目分为很多个sprint,在每个sprint中都会运行一次开发过程,并交付可以使用的产品。
适用场景:1.管理技术风险;2.不断演化需求。
3)增量型
将产品分成多个模块,每次都交付其中的一个模块。
适用场景:1.管理日程风险;2.可以应对小的需求变更,但难以处理影响到架构的变更。
4)适应型
也称为变更驱动方法或敏捷方法,其目的在于应对大量的变更、获取相关方的持续参与。
适用场景:1.需要应对快速变化的环境;2.需求和范围难以事先确定;3.能够以有利于相关方的方式定义较小的增量改进。
5)混合型
将预测型生命周期和适应型生命周期相结合。
适用场景:1.传统项目管理过渡到敏捷模式 2.需要使用每种生命周期优点时。
 
04.尽可能完整地列出项目的相关方
                   
1)整个项目组有多少人?
2)有谁在关注这个项目?
3)项目会对谁产生影响?
4)项目做好了谁将受益?
5)项目失败或出现问题谁会受到牵连?
6)哪些人会给项目带来影响和不确定风险?
7)产品最终给谁使用?
……
 
05.相关方利益分析
                       
如下图所示,对于处于不同象限里的人,我们应该给予不同的关注度。比如我们应该重点管理处于权力大、利益大区间中的相关方;对于处于权力小却利益大区间的人要随时告知其项目的进展情况;对于处于权力大却利益小区间的人需要令其感到满意;而对于权力小利益小的人,我们需要监督他。
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06.需求跟踪矩阵
                       
在进行项目管控的时候,可以参考下图进行用户需求跟踪矩阵的记录。
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07.工作分解结构(WBS)
                       
我们可以将一个项目分成多个模块,再确定每个模块可交付给客户的成果是什么,利用这个结构去分解项目,将项目结构成一个个可具体实现开发的功能点。
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08.在项目中遇到的问题
                       
1)这个模块是谁在负责?
2)这个功能是谁在做的开发?
3)这个设计稿需要谁来审批下吗?
4)产品需求谁说了算?
5)这个地方有疑问我要找谁?
6)产品要发布了,我要向哪些人汇报?
7)需要做个新的功能,不知道有没有开发资源可以用?
……
RACI责任分配模型:
1)谁负责(R=Responsible)
即负责执行任务的角色,他/她具体负责操控项目、解决问题。
R是实际完成工作任务者,任务可由多人分工,其程度由A决定。
2)谁批准(A=Accountable)
即对任务负全责的角色,只有经他/她同意或签署之后,项目才能得以进行。
A是负起最终责任者,具有确定是/否的权利与否决权,每一个任务活动只能有一个A。
3)咨询谁(C=Consulted)
即拥有完成项目所需的信息或能力的人员。
C是最后决定或行为之前必须咨询的人。可能是上司或外人:为双向沟通模式,需为A提供充分必要的资讯。
4)通知谁(I=Informed)
即拥有特权,应及时被通知结果的人员,却不必向他/她咨询、征求意见。
I是告知者,一个决策定案后或行动完成后必须告知的人。在各部门、各阶层或后续计划者,为单向沟通模式。
RACI权责对应人数:
1)在一个项目单元中,要求负责人A有且仅能有一个;
2)执行人R可以有多个,负责人可以兼任执行人;
3)执行人R不兼任I,以保证对项目评价的客观性;
4)执行人R不兼任C,以保证建议的独立性和客观性。
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09.估算工期
                       
1)自上而下估算
2)自下而上估算
3)类比估算
4)参数估算
5)三点估算(PERT估算)
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10.进度计划
                      
1)网络图
2)横道图
3)里程碑图
11.紧前关系绘图法(PDM)
                      
1)4种基本逻辑关系
完成-开始Finish-to-Start(FS)
完成-开始Finish-to-Start(FS):后续作业的开始依赖于紧前作业的完成
完成-完成Finish-to-Finish(FF)
完成-完成Finish-to-Finish(FF):后续作业的完成依赖于紧前作业的完成
开始-开始Start-to-Start(SS)
开始-开始Start-to-Start(SS):后续作业的开始依赖于紧前作业的开始
开始-完成Start-to-Finish(SF)
开始-完成Start-to-Finish(SF):后续作业的完成依赖于紧前作业的开始
2)关键路径法(CPM)
ES:最早开始时间(Earliest Start)
EF:最早结束时间(Earliest Finish)
LF:最迟结束时间(Latest Finish)
LS:最迟开始时间(Latest Start)
DU:持续时间
TF:总时差
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12.资源优化技术
                      
资源优化技术包括资源平衡和资源平滑两种,这两个技术的使用场景是:我们在做项目计划时,需要先把一个大项目切分成具体可执行的小任务或者活动,再对这些活动或任务的执行顺序去做排序,比如A任务的开始需要依赖C任务的结束,并且计划每项活动执行的周计划及需要的人力资源数。在这个过程中会出现所需要的人力资源数超出现有资源的情况,这个时候就需要利用资源优化技术去均衡资源,确保项目能够顺利开展。
1)资源平衡(Resource Leveling)
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2)资源平滑(Resource Smoothing)
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13.进度压缩技术
                      
1)赶工(加班)
2)快速跟进
14.PDCA循环
                      
PDCA是Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Act(处理)的首字母缩写,PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理,并且循环不止地进行下去的科学程序。
P(Plan)计划,包括方针和目标的确定,以及活动规划的制定。
D(Do)执行,根据已知的信息,设计具体的方法、方案和计划布局;再根据设计和布局,进行具体运作,实现计划中的内容。
C(Check)检查,总结执行计划的结果,分清哪些对了、哪些错了,明确效果,找出问题。
A(Act)处理,对总结检查的结果进行处理,对成功的经验加以肯定,并予以标准化;对于失败的教训也要总结,引起重视。对于没有解决的问题,应提交给下一个PDCA循环中去解决。
15.沟通管理
                      
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16.沟通漏斗
                       
我们平时向别人传递信息,可能心里想说的是100%,但表达出来只有80%,而别人只能接收到60%,理解40%,最终落地行动的只有20%。这个时候需要通过一些手段去规避这些事情,比如在向别人传递之前我们需要先编写纲要,并且要掌握一定的沟通表达技巧。别人在听我们讲解的时候需要做笔记记录,同时我们可以要求对方复述我们讲述的信息,确保信息传达的准确,最后需要监督对方去执行我们的需求。
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17.沟通方式
                      
推式沟通(Push Communication):金蝶云之家、企业微信、阿里钉钉、电子邮件、传真等。
拉式沟通(Pull Communication):公共网站、网络论坛、wiki、企业内部网站、各种C/S/B/S模式的项目管理软件、通知栏、报刊栏等。
交互式沟通(Interactive Communication):面对面的会议、电话会议、视频会议、网络聊天室(拉群)等。
不同的沟通方式适合于不同的沟通场景,比如推式沟通适合于比较正式的场景,而交互式沟通适合于比较紧急的场景。
团队建设:
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18.敏捷项目管理
                       
敏捷宣言:个体和互动高于流程和工具、工作的软件高于详尽的文档、客户合作高于合同谈判、响应变化高于遵循计划。
敏捷实践:简单设计(Simple Design)、重构(Refactoing)、测试导向开发(TDD,test-drivendevelopment)、持续集成(Continuous Integration)、结对编程(Pair Programming)、极限编程(XP,ExtremeProgramming)。
项目管理心法:
结果化驱动、过程化控制、系统化思考、结构化做事、持续化改进
总结
项目管理是管理学的一个重要分支,要求我们在有限资源的约束下,运用系统的观点、方法和理论,对项目涉及的全部工作进行有效地管理。张宇浩老师的讲解梳理了整个项目流程中可以运用的方法,以及在项目进行过程中如何应对人员不足、需求不明确、进度延期以及项目责任界定的问题。

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