1w字干货!手把手教你打造一套最牛的知识管理系统

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这篇文章的主题是聊知识管理系统,很重要但是没那么好读的内容,为了方便阅读,先把内容结构告诉你:
本文框架:
01 什么是知识管理系统?
02 为什么你必须要搭建知识管理系统?
03-07 如何从零搭建知识管理系统?
08 搭建完成之后有什么注意事项?
虽然文章读起来没那么容易,但是建议从头到尾系统性看完,越是不好读的文章,能坚持读完的人越少,谁能读完谁就赚大了,不妨挑战一下自己。

 

01

  什么是知识管理系统?

先来问一个问题,什么是知识管理系统,它能帮助我们干啥?
先不回答这个问题,直接给你个场景:
假如你床头有10本书,你要在其中找到一本书,你会怎么找?
你可能会说,扫一眼就找到了啊。
但是,假如你现在身处世界上最大的图书馆:美国国会图书馆,藏书超2.1亿本,现在你想在里边找到某一本书,请问你如何找?一本一本翻吗?
太不现实了,2.1亿这个数字我换算了一下,把2.1亿本书铺起来可绕地球近两圈。
不仅仅找书,图书馆每天还要在其中处理上千万次的查询、借书、还书、入库……
试问,假如你是图书管理员,仅凭借大脑,你能处理这么大的信息量么?
那么他们是如何解决这些问题的?
是靠着一套管理系统,让一切规律化,规则化,系统化,把人解放出来。
同理,知识管理系统就相当于这个图书管理系统,而知识就如同这一本本图书,当有了一套系统去管理以后,我们就相当于拥有了另外一个大脑,如此就可以把我们大脑不擅长的东西,全部扔给这个外脑。
那么,为什么说你必须建立这样一个外脑呢?
 
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02

  为什么必须建立外脑?

 01  大脑是用来思考的,不是用来记忆的。
记忆,尤其是死记硬背,是最反人性的,进化论告诉我们,大脑只会记住最能帮助我们生存的信息,至于无关紧要的信息,为了节省脑力资源,它会尽可能地忘记。
同样的道理,大脑在处理信息也是如此,它只能处理眼下的小部分信息,当面对大量信息处理的时候,就会罢工。
我们平常用脑的时候,感觉思绪乱,头昏脑涨,就是因为大脑处理的信息已经超负荷,大脑的机制天生就不是为了记忆和处理大量信息。
但是在现实生活中,我们又确实需要处理和记住很多信息和知识点,以便使用的时候可以随用随取,那应该怎么办呢?
当然是建立外脑。
前面说了,大脑不擅长记忆和大规模信息管理,而这一点,刚好是外脑所擅长的。大脑会遗忘,但是外脑不会,我们建立的这个外脑会和大脑形成互补,各发挥其所长。
正如前面提到的图书管理案例,我们不需要记住每本书的信息,想要的时候,只要知道怎么从图书管理系统中找到它们即可。
所以,想发挥大脑真正的威力,要学会把它从记忆中解放出来,让它去思考,而不是让它去记忆。
有人看到这里可能会说:有必要弄这么一个外脑吗?我大脑就够用了啊。
如果你想不断成长,获得更强的能力,想在社会的激烈竞争中有足够的竞争力,你的知识储备必然需要被扩大,这种情况下,你要靠大脑记忆吗?
正如前文所有,你只有十本书的时候,当然不需要建立外脑,想要啥扫一眼就够了,但是当你有1000本、10000本、一百万本、一亿本的时候呢?
以上是我们必须建立外脑的第一个理由,除此之外,还有一个更重要的理由。
 02  外脑可以帮助大脑更好地记住和思考。
有逻辑关系的知识,你用的时候才能想起来。
为什么这样说?
先来个小测试。
现在思考一下:如果让你现在说出水果的名字,你能说出多少个水果?
有人可能会说,这有什么难的:苹果、香蕉、梨、橘子、火龙果、西瓜……
但是你会发现越往后,你思考的时间就越长,越说不出来。
那么我再换一个问题,请说出西红柿炒鸡蛋怎么做?
你可能想都不用想,直接就可以脱口而出:准备食材——洗菜切菜——爆锅开炒——……
区别在哪里?
在于前者大脑调取的是一个点一个点的信息,后者是一整个结构、一整套流程、一整张知识的网。
点状的东西被大脑调取是很困难的,但是有逻辑有结构的东西则不同,后者一调取就是一大片,一整个体系。
当你把点状的知识编织成一张网后,它们就会形成你的思维模型,这样你用的时候才能想起来。
很多人抱怨,学过的东西用不上,不妨想一下,从小到大你调用知识储备的时候,是不是都像是上面想水果一样,想到哪是哪。
仔细思考下:
你整理过你的知识吗?
你的知识是成结构的吗?
你的大脑里有这么一张庞大的知识结构网吗?
而把知识打入外脑的过程就是在编织你这张网,所以建立外脑的本质就是体系化你知识的过程。
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说了那么多,想必你已经知道建立「外脑」的重要性了,那么如何建立外脑呢?

 

03

  如何建立外脑?

整个外脑是由两个系统构成的:
第一个是储存笔记的系统;
第二个则是索引笔记的系统。
什么意思呢?
你可以先简单理解成一个放,一个拿,储存笔记的系统负责存放,索引笔记的系统负责拿出,具体的后文会展开介绍。
整个外脑的搭建可以归纳为三步:
  • 第一步:把收集知识有序的装进去;
  • 第二步:把知识整理好,设立规则,以供随时调用;
  • 第三步:用的时候可以迅速把需要的知识拿出来。
整篇文章的核心下面一张图就概括了,但是为了彻底搞定这件事,我会掰开了揉碎了,一步步带你搭出知识管理系统。
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下面开始从零搭建整个外脑系统。
 

04

第一步:选择外脑载体

一台能正常跑的电脑系统,首先要有主机、显示屏这些硬件载体,否则的话操作系统再牛,没有主机也跑不起来。
同理,我们的外脑搭建也是如此。
建立外脑第一步,就是找到一个合适的外脑载体,即存放我们知识的工具。
市面上提供给的现成的外脑载体都有哪些呢?
主流的有道云笔记、印象笔记、onenote等,都可以作为我们外脑的载体,它们各有优缺点,我这里就不展开了,大家凭借自己的喜好和需求进行选择即可。(我平时习惯用的外脑载体是有道云笔记,下文演示均以此笔记做案例,其他载体同理。)
当我们确定了大脑的载体以后呢?
建立几个文件夹后,就开始一顿操作猛如虎,类似下面这样的吗?
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这样的外脑系统有什么问题呢?
1.层次结构混乱:这样长长列下来,别说提取了,单单看到这一串,头就先大一圈了。
因为这样混乱的结构和目录,会让你翻看的时候,对这种凌乱有一种厌恶感。
2.提取困难:混乱的内容会让真正用的时候找不到想找的信息,所有的笔记如果用的时候找不到,或者需要很大功夫才能找到,这个外脑系统就没多大意义了。
当你笔记内容少的时候,你还能记得哪是哪,但是大到一定量级之后呢,你的外脑一定会崩溃。
3.知识碎片化:以上所建立的文件夹,相互之间都是割裂的,笔记与笔记间连接不起来。
我们在文章开始就说了,外脑的作用除了帮我们承担记忆的负担,还有一项职能就是辅助大脑为我们建立起知识体系,如果你的笔记之间都是一个个散乱的点,那么外脑的意义就要被砍掉一半。
一句话来说,上面的那些都不是一个好的外脑,没有解决我们建立外脑的本质问题。
那什么是好的外脑呢?核心有三点。
1.知识结构体系化:笔记与笔记间的知识点不分散,不是乱七八糟的,不是碎片化的。
2.方便管理:看到不头大,结构清晰,一目了然。
3.提取方便高效:最好高效到如同探囊取物,想到就能秒拿到。如果这一点满足不了,找一个想要的信息要半天,那么这套系统就没有多少意义。
到这里我们知道了什么样才是一个好的外脑,随着而来的一个问题就是,如何才能达成以上标准。
那么如何让外脑满足以上条件呢?
正如电脑的windows系统一样,装好之后我们就无需用乱七八糟反人性的dos命令去让计算机工作,所有的一切都有序地跑在这套清爽的图形化系统之上。
同理,想让外脑不乱,必须部署一套规则化的操作系统,让我们的知识笔记全部跑在这套管理系统之上,保证底盘不乱根基稳,而不是随性而建。
所以找到载体之后,不是一顿操作猛如虎,而是要给我们的外脑装上一个类似windows一样的底层系统。而我们这套跑在外脑载体上的系统就是GTD系统。
所以我们建立外脑的第二步,就是给它装上这套系统。
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05

第二步:部署GTD操作系统

 01  什么是GTD系统?
GTD的英文全称是:Getting Things Done.
它是由著名的时间管理人戴维・艾伦在他的著作《尽管去做》里提出的,一套移动硬盘式的任务管理方法。
核心是把所有待办任务都从大脑里移出去,清空大脑,用外部的工具去管理任务,让大脑的全部资源都用来思考,不会遗漏任何一件事。
部署了GTD系统在笔记本上,我们就可以借助GTD的工作流,不仅拥有了知识管理系统,而且还把我们的日程管理系统也囊括其中了,极大幅度解放了我们的大脑。
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 02  如何部署GTD系统到笔记本上?
GTD工作流总共有5个步骤:收集、厘清、整理、归档、回顾。
把它用到我们的外脑上,就变成了信息管理流,同样也是五个步骤:
收集箱、等待处理、将来可能、归档资料、专题研究。
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什么意思呢?
下面分别介绍一下,这五个文件夹可以干什么。
第一,收集箱。
这个就相当于你在各大平台点的收藏,比如刷到好文了,就可以一键扔到这个收集箱中。
它的作用就是负责收集,这个阶段不必操心该放到哪个分类,所有好东西一股脑扔进去就OK了,这样就可以大幅度解放我们归类的时间。
等到一个固定时间再统一处理,比如晚上。
这样既不打断我们当前手头的事情,又确保了收藏的文件不会乱七八糟,还能让你认真评估和精读这篇文章,确保进入你笔记的都是精品。
第二,等待处理。
这个文件夹,承载我们当天的日程、备忘录、记事本、沉思录、日记本等。
很多人都应该有体会,大脑凭记忆力处理这些事情有多坑爹,那我们就可以把这些大脑不擅长的事情交给外脑处理。
把日程、待办事项等全部移到这个文件夹里,把这些事情全部从大脑中清理出去,想知道接下来要做什么事情,就直接来翻这个文件夹,效率高到飞起。
第三,将来可能。
这里主要承载计划、规划、想法、点子类的东西。比如你看到一个点子,发现了一个项目,都可以先把它扔到这里,作为你的灵感库。
第四,归档资料。
这个是我们的知识大本营,最终所有的信息和笔记都会被归入这个文件夹中,我们收集到的信息整理以后就放入这里,以供随手复习和使用时随时调取。
第五,专题研究。
比如我最近对唱歌比较感兴趣,就可以单独针对这个专题建立一个文件夹,专门服务于唱歌,当研究出成果了,再把它归入到归档资料中。
当你在笔记本上,创建好这5个文件夹后,你的GTD系统就部署完成了。
你看,部署了GTD,通过GTD来处理信息后,外脑是不是特别有层次感,是不是感觉外脑像是有了灵魂,而不是类似于上面那四个笔记长长的一串。
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那么部署完GTD系统后就完了吗?当然不是。
完成了最底层系统的搭建,我们就要开始去处理输入进来的笔记了,前面说了,最终所有的笔记,都会被汇总归档到「归档资料」这个文件夹之中,所以我们管理笔记的核心就在这个文件夹中。
但是那么多的笔记,怎么去管理呢?
 

06

第三步:规则化信息

无规矩不成方圆,如果归入进来的笔记没有规则,就会乱七八糟,完全没效率可言。
所以,我们必须要给输入进来的笔记进行处理,教给它们规矩,让它们变得清晰有规律,只有这样提取的时候才能迅速找到想要的。
那要设立哪些规矩?如何设立呢?
下面提供四大原则,保证让你的笔记规规矩矩的。
 01  最简层原则 
什么是最简层原则?
所谓最简层原则,就是让文件夹尽可能少,层级尽可能少。
因为只有数量少,你看起来才不会头大,如果还是一层又一层的文件夹,那就和前面你看到的那四张笔记没啥差别了。
如何才能尽可能少呢?
找一个可以把所有东西都包括进来的维度,既涵盖了所有笔记特性,又不遗漏,同时不冗长。
提供一个参考,以笔记的“用处”这个维度进行划分,即:「学习」「工作」「生活」。
你可以随便想,从用处来论,任何笔记都不会逃过这三个分类,我们就以它作为划分知识的标准,作为「归档资料」的打底文件夹,这样就实现了最简层。
打底文件夹有了,还需要根据需求对文件夹做进一步细分,那么如何管理下一级的文件夹呢?
这就用到了第二个原则。
 02  目录编码原则 
什么是目录编码原则?
我们可以先思考下这个问题:一本书有那么多的知识点,它是怎么排版才让内容一目了然的?
是把图书知识结构整理成目录,按照层次编码。如下图,这样你看起来结构就会非常清晰。
同理,我们对文件夹的层级管理,也可以采用这种方式,让文件夹的层级与层级之间建立起逻辑关系。
那如何进行目录编码呢?
这里不进行赘述,我做了一张图,扫一眼估计你就会了。
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除了建立起清晰的逻辑层次外,为什么一定要用目录编码?
因为有了目录编码后,笔记就能实现自动排序。
云笔记一般都是按照名称排序的,比如,数字1在数字2前面,字母A在字母B前面,如此就会非常有序。
如果没有这样的规则化命名,就会出现乱序情况,笔记看起来乱七八糟的,但如果设置了编码,就能实现自动排序,非常爽。
所以我们采用图书目录编码,一箭双雕,不仅让结构逻辑层次清晰,还能实现自动排序。
以上我们说了让笔记规矩的四个原则的前两个,有了它们可以让笔记的结构层次有一个质的提升,但仅仅是层次清晰还远远不够,想要笔记规矩,还需要第三个原则。
 03  统一命名原则 
什么是统一命名原则?
即:无论是文件夹还是笔记本身,都要遵循一套标准的命名原则。
只有这样笔记才不会乱,切忌把笔记命名成无格式笔记,一旦养成这样的习惯,后期会让你有一种想锤死自己的感觉……
那用什么标准命名?怎么命名?
可以试试这三个方法。
第一种,用黄金圈法则命名文件夹。
任何一个知识点或专题,都逃不过黄金圈的终极三问,即:是什么(what)、为什么(why)、如何做(how)。
比如你想研究演讲的话题,就可以创建三个文件夹:
  • 什么是演讲?
  • 为什么要学习和训练演讲?
  • 如何训练演讲?
创建好这个三个文件夹后,就可以把演讲相关的所有知识点,按照黄金圈分出的三个文件夹分别归属,如此每个文件夹对应啥内容,一目了然。
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一个小tips:意义不明的层,坚决不要。

很多人在整理笔记时会建一个明明为「其他」的文件夹,请问,这个「其他」是什么?
之所以建这个「其他」是因为,你也搞不懂某个笔记属于哪个类别,不好分类的所幸一股脑扔到这里。
亲身经验告诉你,我们在用的时候是不会去翻「其他」这个分类的,因为它在我们的大脑里就没有概念,我们自己都不知道自己放了些啥,应该放些啥,又怎么能指望提取的时候找到呢?
所以,这种意义不明的层,坚决不要。
 
第二种,笔记文件规范化命名。
上面讲的是文件夹命名方法,这里则是具体到某个笔记的文件命名。
给你一个公式参考:

格式:主题+作用类别+标题

举例:

写作-技巧-如何调动情绪?

写作-案例-小清新排版风格

写作-方法-文章框架如何搭建?

到了这里,我们知道了让笔记规矩的三个原则,但是想要他们更规矩一些,还需要第四个原则。
 04  标签化原则 
什么是标签化原则?为什么要用标签去管理笔记?
先看一个例子。
如果让你给一部电影分类,你会把前两年大火的《战狼2》归到什么分类?能对它进行单一归类吗?
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任何一件事物都可以有很多个维度,如果把某事物按照一个维度归类,就相当于把它给定死了。
知识也一样。
很多人的笔记之所以没有效率,用的时候找不到,很大原因就是把知识给限定死了。
比如你学到了一个写作技巧“如何调动情绪”,如果简单粗暴地把这个技巧归入到 “写小说”这个分类中,那就只有写小说的时候才会想起它。那么这个知识点就让你学死了,因为这个技巧完全可能套用到写文案,甚至写报告上。
如何解决这个问题?
这其实就回答了上面「为什么要用标签来管理笔记」的问题了。
打标签就是为解决这个问题设置的。
你可以给一个知识点打上无数标签,当你搜索任何一个标签维度的时候都能够调取到这个知识点。
正如上面案例中,《战狼2》你搜索商业片能找到它,搜索战争片也能找到它,搜索吴京也能找到它……
这样我们就不用纠结于某个知识点,具体该归入哪个文件夹中,无论你放到哪里,只要标签打上了,就不用担心调取的问题。
当你部署了一系列标签,你的知识就活了。
完成以上部署,笔记的整体效率是高了很多,知识也给盘活了,但是以上知识之间仍然是割裂的。
笔记与笔记间仍然形成不了体系,而且笔记量和标签一多,标签本身也就乱了,都不知道标签哪个是哪个了,那如何解决这一系列问题呢?
下面进入本文最后一个模块——「部署索引体」,让你的外脑效率彻底飞起来。
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07

部署索引体系统

 01  什么是储存体和索引体系统?
储存体就是以上讲的,在文件夹里的那一套。
前面说了,我们通过标签调取笔记或信息,而索引体系统,就是把标签与标签之间建立起逻辑关系,形成体系和结构,最后内化成我们的知识体系。
一句话解释,储存体用于管理“文件夹的系统”,而索引体则用于管理“标签的系统”。
为了让两者更有辨识度,文件夹系统作为储存体识别符号「C」,标签系统作为索引体,识别符「S」。
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 02  如何搭建索引体系统?
第一,底层系统搭建。
储存体有GTD作为底层操作系统,那么索引体同样也应该有操作系统作为分类。
索引体的分类规则,就是我们前文说的「学习」、「工作」、「生活」三个分类,因为你笔记上所有东西都逃不过这三点。
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工作和生活的分类我这里不多介绍,主要介绍一下「学习」,因为这才是承载我们知识标签的大本营,我们所有的知识标签都以这个分类为底。
那么在「学习」这个分类底下,应该怎么去构建知识架构呢?就到了第二点了。
第二,一个维度分类所有知识标签。
体系的构成一定有底层分类作为支撑,所以想要把零散的标签编织成系统,就需要对他们进行分类,那么从使用的维度,你会把“所有的知识”标签分成哪几类?
可能每个人都有自己的标准,我参考了“儒家的最高理想”,把一个人一生所有的知识分成了四类:修身的知识、齐家的知识、治国的知识、平天下的知识。

其中「修身的知识」,包括自我精进、成长、管理等;「齐家的知识」,包括与家庭关系、家庭生活有关的知识;「治国的知识」,包括行业、趋势、洞察等;「平天下的知识」主要是元认知和底层学科,是让我们走遍天下都不怕的知识。

这个分类仅供参考,如果你也觉得这个维度不错,可以直接拿去用。
有了这个维度,就可以把在储存体里打上的标签,按照这四个维度,分门别类的整理在这里边即可,我截取一段我的整理效果,供大家参考:
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可以看出来,当「索引体」逐渐完善以后,它就是一套完整、清晰的知识体系。
第三,区别符号。
你可能看到索引体中每个对象的前面都有个符号,有的是「#」有的是「-」,这是什么意思呢?
这两个符号是区别符号,前面有「#」的说明它是标签,而前面有「-」的说明它不是标签。
这些东西的存在,仅仅是为了连接标签,把标签串联成系统的连接符号,帮助我们看得更清晰,更有结构和层次感,它们不参与索引。
当然「-」符号可加可不加,但是「#」这个符号,我建议一定要加上,原因会在下面说。
第四,通过「索引体」快速提取内容。
当一切都搭建完毕以后,剩下的就是提取东西了,可以通过单击标签提取,但是最常用的是搜索提取,想要啥直接搜索,如探囊取物一样酸爽。
第五,如何让提取效率更高?
我们在实际提取笔记的场景中,经常会遇到一个问题:比如一本书的读书笔记中,可能涵盖很多个知识点,即使我用标签定位到了这篇笔记,想要找到笔记中我想要的东西,也要翻看好久,那么有没有瞬间就能找到想要的信息的方法呢?
有的,解决方案就是在笔记文件内处处打标签,如此可以瞬间找到我们想要的内容。
比如下图,我就在这个笔记的某一处知识点打上了三个标签,当我需要找这三个标签任意一个的时候,云笔记会迅速帮我找到它所在的位置,并且打上高亮,这样整篇文章都变成了我标签系统中的一个个知识点,它不再属于原作者,而是属于我体系中的一部分。
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这也回答了上面所说的,为什么要在标签上加一个#,原因就在这,如果不加这个识别符号,搜索到的东西就会乱七八糟。
到了这里,整篇文章也快到结尾了,剩下的只需要在不断学习过程中去完善和填充这个骨架,最终它就会形成一张庞大的知识结构网,到时候你就神功大成,可以任意纵横了。

 

 08

打造完毕后的注意事项

打造完毕后最重要的事情是什么?
第一,把笔记软件本身玩熟。
因为这篇文章不是介绍软件功能的,所以几乎没有提到软件本身提供给我们的功能,包括日程模板、思维导图、ORC等等……
要是懂得笔记软件提供的各种功能,一定可以玩的非常6,这个大家请自行了解,我这里不进行赘述了。
第二,规律性的清理收集箱。
正如装修房子一样,装修的时候可以一次性装修的美轮美奂,但是在生活中如果总是邋邋遢遢,很快新房子也就破旧了,所以平时也需要经常进行维护。
知识系统也是如此,一次性打造了一套超级牛的系统,但是如果收集到的资料长期堆积在收集箱中不去清理,内容被到处归类,那么这套系统很快就会被搞残。
所以,好的习惯才是保持这套系统高效运转的关键。
我个人的清理习惯是,每个周末拿出固定的时间,清理一次收集箱,当然如果你比我勤快,且时间充裕,完全可以一天一清理,这样肯定会更好。
第三,迭代内容:删掉过时的东西,填充空白的内容。
刚开始建立起外脑的时候,不可能一下子就建成像我外脑那么丰富的,肯定会有很多需要完善的地方,不断迭代更新,才是外脑能持续运转并且越用越顺手的核心。
最后提醒一句:外脑要时常翻阅,只有你时常翻阅它,它才会内化到你的大脑中

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